एबाद में मेरे पिताजी की मृत्यु हो गई, मैं और मेरे भाई-बहन उन चीज़ों को व्यवस्थित करने लगे जो वे पीछे छोड़ गए थे। इसमें अपेक्षित चीजें शामिल थीं, जैसे कपड़े और तस्वीरें, और अप्रत्याशित चीजें, जैसे वित्तीय रिकॉर्ड उन जगहों पर रखे हुए थे जिनके बारे में हम नहीं जानते थे। जब हम आख़िरकार मेरे पिता के बिस्तर के पीछे बंद ताले को खोलने में सफल हुए, तो मेरे भाई को अन्य चीज़ों के अलावा, मेरे पिता के 1970 के दशक के कर रिकॉर्ड की प्रतियां मिलीं।
मेरे पिताजी ने सब कुछ बचाकर रखा था। हमें, उसके बच्चों को, उस सारे कागज का क्या करना चाहिए? मृत्यु के बाद, कुछ पुराने रिकॉर्ड नष्ट किये जा सकते हैं। लेकिन सावधान रहें – कर दाखिल करना और कर ऋण दोनों ही मृत्यु के बाद भी जीवित रहते हैं। और मृत्यु कुछ नए रिकॉर्ड भी बनाती है जिन्हें बचाने की आवश्यकता होगी।
एक सामान्य उदाहरण: यदि आपके माता-पिता की मृत्यु के समय उनके पास घर था, तो संपत्ति को आम तौर पर मृत्यु की तारीख के अनुसार उसके उचित बाजार मूल्य के आधार पर एक कदम-बढ़ाया जाता है। उस स्थिति में, घर की खरीद कीमत और उसमें किए गए सुधारों का समर्थन करने वाले दशकों पुराने रिकॉर्ड की अब कर उद्देश्यों के लिए आवश्यकता नहीं हो सकती है – क्योंकि वे अभी भी आपके अपने घर के लिए हैं।
लेकिन आपको स्टेप-अप आधार का समर्थन करने वाले रिकॉर्ड रखने की आवश्यकता होगी, जैसे कि मृत्यु की तारीख मूल्यांकन या मूल्यांकन, विलेख, मृत्यु प्रमाण पत्र, प्रोबेट या ट्रस्ट वितरण दस्तावेज, और कोई विरासत या संपत्ति कर रिटर्न, यदि कोई दायर किया गया था। आपको मृत्यु के बाद मरम्मत सहित आपके द्वारा किए गए किसी भी सुधार का रिकॉर्ड भी रखना चाहिए। भले ही मृत्यु के समय आधार कोई मुद्दा नहीं है, लेकिन जब संपत्ति बाद में बेची जाती है तो यह महत्वपूर्ण हो सकता है। (इसके अलावा, हाल के सुधारों के रिकॉर्ड को सहेजा जाना चाहिए, इसलिए नहीं कि आईआरएस उन्हें चाहेगा, बल्कि इसलिए कि एक संभावित खरीदार ऐसा कर सकता है। पांच साल पुरानी छत या भट्टी? वे विक्रय बिंदु हैं।)
यहां एक मार्गदर्शिका दी गई है कि कर उद्देश्यों के लिए क्या रखना चाहिए, चाहे आप दिवंगत माता-पिता के रिकॉर्ड के साथ काम कर रहे हों या अपने खुद के।
सीमाओं का क़ानून
सामान्य नियम यह है कि आपके टैक्स रिटर्न और सहायक दस्तावेज़ों को तब तक अपने पास रखा जाए जब तक कि आईआरएस द्वारा अतिरिक्त कर का आकलन करने या आपके लिए रिफंड का दावा करने की सीमाओं की अवधि समाप्त न हो जाए। आपके कर रिटर्न के लिए सहायक दस्तावेज़ में न केवल आपके फॉर्म W-2 और 1099 शामिल हैं, बल्कि क्रेडिट कार्ड और अन्य रसीदें, चालान, माइलेज लॉग, चेक की प्रतियां, भुगतान के प्रमाण और कोई अन्य रिकॉर्ड भी शामिल हैं जो आपके द्वारा रिपोर्ट की गई वस्तुओं या आपके द्वारा अपने रिटर्न पर दावा की गई कटौती का समर्थन करते हैं।
यहां मानक सीमाओं के क़ानून के इर्द-गिर्द घूमते हैं, जो आपके या सरकार के लिए एक विशिष्ट कर-संबंधी कार्रवाई करने की कानूनी समय सीमा है। यदि आप सही और समय पर कर रिटर्न दाखिल करते हैं, तो आईआरएस के लिए अतिरिक्त कर का आकलन करने की सीमा आम तौर पर आपके द्वारा रिटर्न दाखिल करने की तारीख से तीन साल है। यदि आप नियत तारीख से पहले दाखिल करते हैं, तो रिटर्न को आम तौर पर नियत तारीख पर दाखिल किया गया माना जाता है। याद रखें, आप कर वर्ष समाप्त होने के बाद अपना कर रिटर्न दाखिल करते हैं। इसका मतलब है, उदाहरण के लिए, समय पर दाखिल किए गए 2025 कर रिटर्न (31 दिसंबर, 2025 को समाप्त होने वाला कर वर्ष) के लिए सीमाओं का क़ानून 15 अप्रैल, 2026 से शुरू होता है। आप उन रिकॉर्ड को कम से कम 15 अप्रैल, 2029 तक रखना चाहेंगे।
यदि आप विस्तार के लिए आवेदन करते हैं और 15 अप्रैल के बाद अपना कर दाखिल करते हैं, तो तीन साल की मूल्यांकन अवधि आम तौर पर वास्तविक दाखिल तिथि से चलती है, न कि 15 अप्रैल से। यदि आप एक संशोधित रिटर्न दाखिल करते हैं, तो आपके मूल कर रिटर्न के लिए सीमाओं का क़ानून लागू होता है। यह आपको मूल रिटर्न के लिए बिल्कुल नई तीन साल की मूल्यांकन अवधि नहीं देता है।
रिफंड दावों के लिए, समय थोड़ा अलग है। क्रेडिट या रिफंड के लिए दावा दायर करने के लिए आपके पास आम तौर पर मूल रिटर्न दाखिल करने की तारीख से तीन साल या कर का भुगतान करने की तारीख से दो साल, जो भी बाद में हो, का समय होता है। यदि आपने नियत तारीख से पहले दाखिल किया है, तो रिटर्न को आम तौर पर नियत तारीख पर दाखिल किया गया माना जाता है।
तीन-वर्षीय नियम के अपवाद
कुछ कर पेशेवर नियमित रूप से अपने ग्राहकों को छह साल की सीमा अवधि मानने की सलाह देते हैं – जो कुछ मामलों में लागू हो सकती है, भले ही सामान्य नियम तीन है।
उदाहरण के लिए, यदि आप अपनी सारी आय की सही ढंग से रिपोर्ट नहीं करते हैं (आम तौर पर, यदि आप सकल आय का 25% से अधिक छोड़ देते हैं जिसे आपके रिटर्न पर दिखाया जाना चाहिए), तो सीमाओं का क़ानून बढ़ा दिया जाएगा। उस स्थिति में, आपको उन रिकॉर्ड्स को दाखिल करने के बाद कम से कम छह साल तक रखना चाहिए। (इसके अलावा, एक अलग कर पेशेवर प्राप्त करने पर विचार करें।)
यदि आप स्पष्ट रूप से धोखाधड़ी वाला रिटर्न दाखिल करते हैं या रिटर्न दाखिल नहीं करते हैं, तो सीमाओं का क़ानून कभी नहीं चलता है। इसका मतलब है कि आईआरएस कार्रवाई पर कोई समय सीमा नहीं है, और एजेंसी किसी भी समय आपका ऑडिट कर सकती है। उस स्थिति में, आप अपने रिकॉर्ड को हमेशा के लिए अपने पास रखना चाहेंगे। और उस स्थिति में, आप निश्चित रूप से एक बेहतर कर पेशेवर और संभवतः एक आपराधिक बचाव वकील प्राप्त करना चाहेंगे।
यदि आप एक या अधिक निर्दिष्ट विदेशी वित्तीय परिसंपत्तियों से संबंधित $5,000 से अधिक की आय को छोड़ देते हैं, तो सीमाओं का क़ानून छह वर्ष है। ध्यान रखें कि सूचना फॉर्म दाखिल करने में विफलता (उदाहरण के लिए, फॉर्म 8938, जो कुछ निर्दिष्ट विदेशी वित्तीय परिसंपत्तियों पर लागू होता है), तीन साल के नियम के तहत पास नहीं होता है: यदि आप फॉर्म 8938 जैसे सूचना फॉर्म पर किसी संपत्ति को दाखिल करने या ठीक से रिपोर्ट करने में विफल रहते हैं, तो आपके द्वारा आवश्यक जानकारी प्रदान करने के समय के बाद कर वर्ष के लिए सीमाओं का क़ानून तीन साल तक बढ़ा दिया जाता है। अच्छी खबर? यदि विफलता उचित कारण से होती है, तो सीमाओं का क़ानून केवल ऐसी विफलता से संबंधित वस्तु या वस्तुओं के संबंध में बढ़ाया जाता है, न कि संपूर्ण कर रिटर्न के लिए।
क्या रखना है
आपके द्वारा दाखिल किए गए रिटर्न और फॉर्म की प्रतियों के अलावा, आप सहायक दस्तावेज रखना चाहेंगे, जैसे कि धर्मार्थ योगदान या चिकित्सा रसीदों की पुष्टि (मान लें कि आपने उन कटौतियों का दावा किया है)। और यदि आपने प्रीमियम टैक्स क्रेडिट का दावा किया है, तो मार्केटप्लेस कवरेज रिकॉर्ड, फॉर्म 1095-ए, और अग्रिम क्रेडिट भुगतान और भुगतान किए गए प्रीमियम के बारे में जानकारी रखें।
यदि आप टैक्स रिटर्न में समायोजन करते हैं – उदाहरण के लिए, फॉर्म 1099-के से संबंधित रिपोर्टिंग त्रुटि को सुधारना – परिवर्तन का समर्थन करने के लिए रिकॉर्ड रखें। इसमें जारी किया गया फॉर्म, यदि आपने जारीकर्ता से संपर्क किया है तो कोई भी संबंधित पत्राचार और, महत्वपूर्ण रूप से, अंतर्निहित लेनदेन के बारे में जानकारी शामिल होगी।
आपको लेन-देन का समर्थन करने के लिए दस्तावेज़ रखने की भी आवश्यकता हो सकती है जो भविष्य के कर रिटर्न में रिपोर्ट किए जाएंगे। उदाहरण के लिए, आप अपने आईआरए रिकॉर्ड को बनाए रखना चाह सकते हैं – जिसमें गैर-कटौती योग्य पारंपरिक आईआरए योगदान और रोथ योगदान शामिल हैं – जब तक कि पैसा वापस नहीं ले लिया जाता है और कर उपचार अब प्रासंगिक नहीं है।
ये रिकॉर्ड विरासत में मिले सेवानिवृत्ति खातों के लिए भी महत्वपूर्ण हैं। पारंपरिक IRA के उत्तराधिकारियों को आमतौर पर खाते से वितरण के प्रत्येक पैसे पर आयकर का भुगतान करना पड़ता है। लेकिन अगर उनके पास यह स्थापित करने वाले रिकॉर्ड हैं कि खाते में कुछ योगदान कर के बाद किया गया था, तो यह वितरण के कम से कम एक छोटे हिस्से को कर से बचाएगा।
मृत्यु के बाद रिकॉर्ड छांटते समय, अंतिम व्यक्तिगत आयकर रिटर्न, संपत्ति या ट्रस्ट आयकर रिटर्न, संपत्ति कर फाइलिंग, विरासत में मिली संपत्ति, जीवन बीमा, ऋण, या संपत्तियों से जुड़े दस्तावेजों को काटने से पहले भी सावधान रहें, जिन्हें अभी भी स्थानांतरित करने या मूल्यांकित करने की आवश्यकता हो सकती है। निष्पादक, लाभार्थियों, कर तैयारकर्ता, वकील, या वित्तीय संस्थानों को उन अभिलेखों की आवश्यकता हो सकती है, भले ही सामान्य आयकर क़ानून चल चुका हो।
संपत्ति के लिए विशेष नियम
यदि आप स्टॉक, बांड, या रियल एस्टेट जैसी पूंजीगत संपत्ति खरीदते हैं, तो आप ऐसे रिकॉर्ड रखना चाहेंगे जो आपके आधार का समर्थन करते हों – आमतौर पर आपकी खरीद मूल्य और समायोजन – जब तक आपके पास संपत्ति है और जब तक आपके द्वारा इसका निपटान करने वाले वर्ष की सीमा अवधि समाप्त नहीं हो जाती। यह न भूलें कि पूंजीगत संपत्तियों में बिटकॉइन और अन्य क्रिप्टोकरेंसी सहित डिजिटल संपत्तियां शामिल हो सकती हैं।
यदि आप अचल संपत्ति सहित कुछ परिसंपत्तियों के लिए मूल्यह्रास, परिशोधन, या कमी कटौती का दावा करते हैं, तो जब तक आपके पास संपत्ति है और जब तक आप कर योग्य लेनदेन में इसका निपटान नहीं करते हैं, तब तक संबंधित रिकॉर्ड रखें। इसके अलावा, 1031 एक्सचेंजों जैसे गैर-कर योग्य एक्सचेंजों के लिए, आईआरएस का कहना है कि पुरानी और नई संपत्ति दोनों का रिकॉर्ड तब तक रखें जब तक कि नई संपत्ति के निपटान के वर्ष की सीमा अवधि समाप्त न हो जाए।
यदि आप विशेष कर कटौती और कर क्रेडिट का दावा करते हैं, तो आपको अपने रिकॉर्ड सामान्य से अधिक समय तक रखने की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, यदि आप बेकार प्रतिभूतियों से होने वाले नुकसान या खराब ऋण कटौती के लिए दावा दायर करते हैं, तो आपको रिटर्न दाखिल करने की तारीख से सात साल तक उन रिकॉर्डों को रखना चाहिए, जिस पर नुकसान का दावा किया गया था।
यदि आपको उपहार के परिणामस्वरूप संपत्ति प्राप्त होती है (मान लीजिए, माता-पिता से, जब वह माता-पिता जीवित थे) तो आपका आधार आम तौर पर दाता के आधार से जुड़ा होता है, इसलिए उन पुराने रिकॉर्ड को सिर्फ इसलिए न फेंकें क्योंकि आप संपत्ति के नए मालिक हैं।
दूसरी ओर, यदि आपको किसी की मृत्यु के बाद संपत्ति विरासत में मिलती है, तो आपका आधार आम तौर पर मृत्यु की तारीख के अनुसार उसके बाजार मूल्य तक बढ़ा दिया जाता है। इसका मतलब है कि कुछ पुरानी आधार फ़ाइलें व्यय योग्य हैं। समान सामान्य नियम न केवल एक घर पर लागू होते हैं, बल्कि अन्य संपत्तियों पर भी लागू होते हैं, जैसे स्टॉक और बॉन्ड, करीबी व्यावसायिक हित, क्रिप्टोकरेंसी और संग्रहणीय वस्तुएं। उन परिसंपत्तियों के लिए, मृत्यु की तारीख के मूल्य और मृत्यु के बाद के आधार पर किसी भी समायोजन को दर्शाने वाले रिकॉर्ड तब तक रखें जब तक कि परिसंपत्ति बेची न जाए या अन्यथा उसका निपटान न कर दिया जाए – और तब तक जब तक कि उस वर्ष के लिए सीमाओं का क़ानून समाप्त न हो जाए।
आपके माता-पिता का पुराना टैक्स रिटर्न
आपको अपने माता-पिता के अंतिम फॉर्म 1040 और सहायक रिकॉर्ड को रिटर्न दाखिल करने के बाद कम से कम तीन साल तक रखना चाहिए – और कुछ मामलों में इससे भी अधिक समय तक, क्योंकि मुद्दे के आधार पर सीमाओं का क़ानून छह साल या उससे अधिक तक बढ़ सकता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि एक मृत व्यक्ति के अंतिम रिटर्न का अभी भी ऑडिट किया जा सकता है। उस समय, यह संपत्ति के प्रतिनिधि या जीवित पति या पत्नी की समस्या का समाधान बन जाता है।
जब समर्थन रिकॉर्ड की बात आती है, तो आप टैक्स रिटर्न पर स्थिति साबित करने, किसी भी पूंजीगत संपत्ति के लिए अपना आधार स्थापित करने, या संपत्ति प्रशासन से संबंधित किसी भी चीज़ का दस्तावेजीकरण करने के लिए कम से कम तब तक कुछ भी रखना चाहेंगे जब तक सीमाओं का क़ानून खुला रहता है।
कर रिकॉर्ड संग्रहीत करना (या स्कैन करना)।
अपने रिकॉर्ड व्यवस्थित रखें – मैं उन्हें वर्ष के अनुसार व्यवस्थित करने की सलाह देता हूं – और उन्हें एक सुरक्षित स्थान पर संग्रहीत करें। एक फाइलिंग कैबिनेट काम करेगा, लेकिन यह आग और पानी प्रतिरोधी होना चाहिए। और विचार करें कि आप रिकॉर्ड कहां संग्रहित कर रहे हैं – नमी की समस्या के साथ उन्हें तहखाने या अटारी में रखना आदर्श नहीं है, लेकिन उन्हें परिसर से बाहर संग्रहीत करना भी एक चुनौती पैदा कर सकता है। यदि आईआरएस बुलाता है, तो आप समय पर ढंग से सुपाठ्य रिकॉर्ड तैयार करने में सक्षम होना चाहेंगे।
अपने फाइलिंग कैबिनेट में जगह बचाने के लिए – और संभवतः अपने विवेक के लिए – आप अपने रिकॉर्ड को इलेक्ट्रॉनिक रूप से स्कैन और संग्रहीत कर सकते हैं। आईआरएस ने 1997 से स्कैन किए गए रिकॉर्ड स्वीकार कर लिए हैं, यह नीति रेव प्रोक द्वारा स्मरण की गई है। 97-22। आपकी स्कैन की गई या इलेक्ट्रॉनिक रसीदें आपके कागजी रिकॉर्ड की तरह सटीक होनी चाहिए, और यदि आपसे पूछा जाए तो आपको रिकॉर्ड को अनुक्रमित करने, संग्रहीत करने, संरक्षित करने, पुनर्प्राप्त करने और पुन: उत्पन्न करने में सक्षम होना चाहिए। दूसरे शब्दों में, आपको अपने रिकॉर्ड व्यवस्थित करने होंगे और यदि आवश्यक हो तो उन्हें हार्ड-कॉपी के रूप में प्रस्तुत करने में सक्षम होना चाहिए।
अपना पेपर कम करना
ऐसा लग सकता है जैसे हम आपको सब कुछ बचाने के लिए कह रहे हैं। हम नहीं हैं. फेंकने पर विचार करें:
- डुप्लिकेट रसीदें या रिकॉर्ड जिन्हें आसानी से पुन: प्रस्तुत किया जा सकता है। एक त्वरित टिप? अपने क्रेडिट कार्ड विवरण पर आवश्यक जानकारी के साथ अपनी कटौतियाँ अंकित करें (या अपनी रसीदों को स्कैन करें और अंकित करें) – इस तरह, आप अपनी व्यक्तिगत रसीदें काट सकते हैं।
- केवल उन कटौतियों या क्रेडिट से संबंधित रिकॉर्ड जिनका आपने दावा नहीं किया है। इनमें चिकित्सा रसीदें शामिल हैं जब आप चिकित्सा व्यय कटौती का दावा नहीं करते हैं और आपके धर्मार्थ दान से प्राप्तियां जब आप धर्मार्थ कटौती का दावा नहीं करते हैं।
- पुराना टैक्स रिटर्न. मैंने 14 साल की उम्र में काम करना शुरू कर दिया था, और मैं टैक्स रिटर्न से भरी फाइलिंग कैबिनेट के साथ मरना नहीं चाहता, इसलिए मैं कागजी प्रतियां हमेशा के लिए नहीं रखता। यदि रिटर्न को उछालने से आप घबरा जाते हैं – या यदि आपको भविष्य के रिटर्न, संशोधित रिटर्न, ऋण या वित्तीय अनुप्रयोगों के लिए उनकी आवश्यकता हो सकती है – तो उन्हें स्कैन करने और कागज को त्यागने पर विचार करें। साथ ही, हाल के वर्षों में, आप अक्सर अपने आईआरएस ऑनलाइन खाते की जांच करके या प्रतिलेख का अनुरोध करके फाइलिंग जानकारी को सत्यापित कर सकते हैं।
- वेतन चेक स्टब्स. आपको यह सुनिश्चित करने के लिए अपने साल के अंत के वेतन-चेक स्टब की जांच करनी चाहिए कि यह आपके फॉर्म डब्ल्यू-2 और आपके वार्षिक सामाजिक सुरक्षा विवरण सहित आपके अन्य रिकॉर्ड से मेल खाता है, और यह आपकी आय, पूर्व-कर कटौती, कर्मचारी लाभ और इसी तरह की अन्य चीजों को सही ढंग से दर्शाता है। लेकिन एक बार जब आप यह पुष्टि कर लें कि स्टब्स सही हैं तो आपको उन्हें सहेजने की जरूरत नहीं है। इसके अतिरिक्त, यदि आपका नियोक्ता किसी पेरोल कंपनी का उपयोग करता है, तो आप आमतौर पर उस जानकारी तक पहुंच सकते हैं।
- पुराने सहायक रिकार्ड. यदि सीमाओं का क़ानून समाप्त हो गया है, तो आप आम तौर पर रसीदों जैसे सहायक रिकॉर्ड को नष्ट कर सकते हैं। ध्यान रखें कि कुछ रिकॉर्डों को अपने पास रखने के अन्य गैर-कर-संबंधी कारण भी हो सकते हैं, जैसे भुगतान किए गए बंधक विवरण या छात्र ऋण रिकॉर्ड। यदि आप निश्चित नहीं हैं, तो टॉस करने से पहले अपनी बीमा कंपनियों, लेनदारों और उधारदाताओं से जांच लें।
राज्य और स्थानीय नियम भिन्न हो सकते हैं
राज्य और स्थानीय कर नियमों को न भूलें। आपके राज्य या इलाके की रिकॉर्ड अवधारण या मूल्यांकन अवधि संघीय नियम से भिन्न हो सकती है, इसलिए रिकॉर्ड नष्ट करने से पहले जांच लें।
अभिलेखों का निपटान
जब आप अपने पुराने रिकॉर्ड को फेंकने के लिए तैयार हों, तो एक श्रेडर अपने पास रखें। बस उन्हें रीसाइक्लिंग बिन या कूड़ेदान में न फेंकें – आपके रिकॉर्ड में व्यक्तिगत रूप से पहचानने वाली जानकारी के साथ-साथ आपके वित्त के बारे में विवरण भी हैं, जिन्हें आप निजी रखना चाहते हैं और संभावित पहचान चोरों से दूर रखना चाहते हैं। मेरे घर कार्यालय में एक श्रेडर है, लेकिन यदि आपके पास एक नहीं है, तो चारों ओर देखें। कुछ कार्यालय आपूर्ति स्टोर और श्रेडिंग कंपनियां शुल्क के लिए दस्तावेज़ों को काट देंगी, और कुछ आपके घर या कार्यालय में भी आ जाएंगी। पड़ोसी में मुफ्त सेवाएं भी उपलब्ध हैं – उदाहरण के लिए, टाउनशिप साल में कई बार श्रेडिंग कार्यक्रम आयोजित करती है (और संशयवादियों के लिए, श्रेडिंग कंपनी आपको ट्रक में अपने टीवी मॉनीटर पर श्रेडिंग देखने देगी)।
इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड के साथ भी यही सावधानी बरतनी चाहिए। पुराने लैपटॉप, हार्ड ड्राइव या फोन को यूं ही कूड़ेदान में न फेंकें। उन्हें पोंछकर साफ करें या इससे भी बेहतर, किसी पेशेवर से यह काम करवाएं। अधिकांश क्षेत्रों में ई-श्रेडिंग या इलेक्ट्रॉनिक श्रेडिंग सेवाएँ भी उपलब्ध हैं।
निचली पंक्ति: प्रौद्योगिकी ने कर रिकॉर्ड संग्रहीत करना और कागज उतारना आसान बना दिया है, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आपको लापरवाह होना चाहिए। इस बारे में विचारशील रहें कि कौन से रिकॉर्ड रखने हैं और कौन से रिकॉर्ड उछालने हैं और इसे कैसे करना है इसके बारे में भी विचारशील रहें।
